会议工作基本常识,这些你需要知道②

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会议工作基本常识,这些你需要知道②

养成五个“多此一举”的习惯

会务工作是会议正常进行和取得预期效果的重要保证。对于办会的会务工作者,最好还要养成这五个习惯。

一、多想一点

方案是会议活动的“剧本”。一部剧要精彩,首先要有一个好“剧本”,需要站在全局的高度对会议名称、主题、时间、地点、参加范围、议程、分工安排等要素多琢磨,力求做到既面面俱到、滴水不漏,又主题清晰、目标明确。

有时除了要对方案本身多想一点外,还应对方案的实施有充分考虑,要给筹备工作的各项环节留出足够的时间,如起草和修改文件材料需要较长的准备过程,下发通知、收集名单、布置会场等都需要打出一定的提前量。

二、多看一次

会议活动筹备环节多,变化也多。有人笑言,一次会议只有结束后才不会再发生变化。因此,会议正式开始前要尽可能再多看一次文稿、现场等,以期发现一些细节上的疏漏,并及时弥补。

三、多问一句

会议活动特别是重大会议活动涉及的事项纷繁复杂、千头万绪。有些事情看起来风马牛不相及,但是养成多问一句的习惯,可能就会发现其中的联系和问题所在,从而防患于未然。

四、多试一下

会议活动虽有章可循、有例可依,但也不可墨守成规,形成思维定式。同样性质的会议活动,可能因场地、参加人员等因素的不同,需要对会场布置方案进行调整。此时就需要多试一下,只有实实在在试过才能直观比较,寻找到最佳方案。

五、多过一遍

一个完整的会议活动就像一部电影,由很多场景组成。可能单个场景的设计已趋完美,但如果连贯起来,像放电影一样,在脑海里一幕一幕地多过一遍,就可能发现一些问题。

以上五个方面的“多此一举”,必然给参与会议服务的单位和人员增加工作和麻烦,甚至还增大投入,容易引起抱怨和不理解。

但作为会务工作人员,要清楚地意识到,每场会议都是第一场,每一次会议都是现场直播,不允许任何失误和疏漏。

文章转自百度

编辑 / 华会企划部

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